FORUM Digitale Vertragsakte & FORUM Output Management - zwei neue ECM Veranstaltungen neben dem Elektronischen Rechnungstag im Programm 2018

Wie schon im letzten Beitrag berichtet, haben wir für 2018 einige neue Events geplant. Ausgangspunkt ist dabei für uns immer die digitale Transformation, die mit dem digitalen Neudenken von Prozessen und Produkte sowie der datenbasierten Optimierung und Automatisierung hin zu neue Strukturen und Management-Ansätzen führt. Dies gilt für alle Geschäftsbereiche und Prozesse - so auch für das unternehmensweite Informationsmanagement (oder auch Enterprise Content Management / ECM). In diesem Themenfeld veranstalten wir seit 2008 den "Elektronischen Rechnungstag" als den Branchenevent zum Management von elektronischen Rechnungsdokumenten. Auch waren wir ja  schon bei der Organisation der ECM World mit im Boot. Nun wollen wir aber nicht den n-ten ECM-Großevent machen, bei dem es um die grundlegende Architektur-Verschiebung von On-Premise zu Cloud-Service-Architekturen (oder nicht) geht, sondern sehen vielmehr Diskussionsbedarf in einzelnen Detailthemen. Ergänzend zum Thema der elektronischen Rechnungen sehen wir dazu in 2018 zwei weitere Themen, die wir neu aufgreifen und deren Schwerpunkt ich im Folgenden kurz erläutern möchte.

FORUM Digitale Vertragsakte - Mit KI & Workflow zu mehr Automatisierung & Compliance

Das FORUM Digitale Vertragsakte ist als eintägiger Erfahrungsaustausch zu den Veränderungen im Bereich des elektronischen Vertragsdokumenten-Management angelegt.  Hier sehen wir, dass das Thema in der Phase des digitalen Neudenkens angekommen ist. Wo bisher digitalisierte Vertragsdokumente in statischen Dokumenten-Sammlungen gespreichert und archiviert wurden, braucht es in der weiteren Entwicklung intelligente "Akten"-Entitäten, die die Dokumenten entlang ihres Lebenszykluses verwaltet, automatisch wichtige Vertragsdaten aus den Dokumenten extrahiert sowie die Aufbewahrung wichtiger Dokumententeile rechtskonform und revisionssicher organisiert. Die Lebenszyklus-Logik ist eine erste wesentliche Erneuerung, die den Anforderungen der sich ständig wandelnden Geschäftswelt nachkommt, in der Vertragsdokumente auch nach Abschluss nachkorrigiert und verändert werden. Dies fordert dann auch ein Überdenken des Dokumenten-Management, weil die digitalen Akten jederzeit über den Zustand und der Aktualität der enthaltenden Dokumente Auskunft geben müssen - damit der Geschäftsprozess nicht durch Such- und Korrekturzeiten behindert wird. Weiter müssen die "Akten"-Entitäten sich intelligenter und automatisiert "selbstmanagen" - so dass Aufbewahrungspflichten gewährleistet werden und das Projektmanagement der Akten optimal unterstützt wird. Zu letzt müssen die digital im Geschäftsprozess eingebundene "Akten"-Entitäten "selbstständig" über wichtige Vertragsinhalte wie z.B. Storno-Termine informieren - bzw. Events auslösen, mit denen zuständige Instanzen und Personen informiert werden. Im Rahmen des FORUM Digitale Vertragsakte planen wir einen Erfahrungsaustausch entlang von Projektberichten durch Projektverantwortlichen, bei dem über die Möglichkeiten, Herausforderungen und Erfolgsfaktoren für solche Konzepte und ihre Veränderungen aufgeklärt wird.

FORUM Output Management - Mehr Effizienz und Kundenbegeisterung bei der Organisation der Kundenkommunikation

Das zweite neue Event ist das FORUM Output Management, welches einen Erfahrungsaustausch zur Dokumentenerstellung und Organisation der Cross-Channel-Kundenkommunikation bietet. Auch das Thema Output Management ist natürlich nicht grundsätzlich neu - die Anforderungen des digitalisierten Kunden zwingen die Unternehmen aber zu einem Umdenken - weg vom rein Effizienz-orientierten Massen-Output-Ansatz hin zu einer - bis zu Wahl des richtigen Kontaktkanals - individualisierten Kundenkommunikation. Auch hier ist der Gegenstand der Veranstaltung Projekterfahrungen bei der Umsetzung neuer Ansätze bei der Dokumentenerstellung und -ausspielung im Zeitalter einer Cross-Channel-Kommunikation. Dabei geht es weiterhin natürlich um den Prozess- und Effizienz-optimierten "Output", aber auch um die kundenorientierte Individualisierung von Inhalten und Form der Kommunikation im Sinne eines ganzheitlichen "Customer Communications Management". Zielsetzung ist hierbei eine höhere Kundenbegeisterung zu schaffen - denn nur die Kundenbegeisterung - bzw. "Customer Experience" - ist ein beständiges Kundenbindungspotential in Zeiten des ständigen Wandels. Auch das Program des FORUM Output Management kennzeichnet sich durch eine große Anzahl von Projektberichten von Verantwortlichen aus Unternehmen, die über ihre Erfahrungen berichten.

Elektronischer Rechnungstag - Optimierung der Financial Supply Chain durch elektronische Rechnungen

Als Dauerbrenner-Diskussion werden wir zudem in 2018 auch den Elektronischen Rechnungstag wieder anbieten, der einen Erfahrungsaustausch bei der Einführung und Prozessoptimierung mit elektronischen Rechnungen als Gegenstand hat. Auch hier gilt, dass es nicht ausreicht, nur Rechnungen digitalisieren zu können sondern darum die wahren Prozesspotentiale entlang von strukturellen Veränderungen an dem Prozess zu heben. Und um die wahren Potentiale in der "Financial Supply Chain" zu kommen, ist die elektronische Rechnung Voraussetzung. Hier geht es natürlich um die nahtlose Einbindung und der Digitalisierung von Rechnungen im Input- und Output-Management-Prozess sowie auch die Verarbeitung der Rechnungsdaten im Geschäftsprozess (Verbuchung und Rechnungsbegleichung). Im nächsten Schritt geht es aber auch um digitale End-to-End-Prozesse für die Zahlungsabwicklung in der Lieferkette wie auch der intelligenten Automatisierung und Aussteuerung der Prozesse. Am Ende der digitale Transformation müssen auch noch die Transportwege der Rechnungen (von analog bis digital) in den Überlegungen berücksichtigt werden. Der Elektronische Rechnungstag zeichnet sich wie alle anderen Veranstaltungen auch durch seinen Schwerpunkt auf Erfahrungsberichten von Projektverantwortlichen aus, die über ihre Erfahrungen in der Umsetzung solcher Projekte berichten.

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Derzeit suchen wir für alle Veranstaltungen noch spannende Praxisvorträge. Hierfür habe wir auf jeder Veranstaltungswebsite einen Call-for-Participation eingerichtet. Sofern darüber hinaus Interesse von Lösungs- und Beratungsanbieter an den Veranstaltungen besteht, freuen wir uns natürlich gleichermaßen über eine Kontaktaufnahme.