Allgemeine Geschäftsbedingungen für Sponsoren und Aussteller von Präsenz- und Online-Veranstaltungen der Kongress Media GmbH
1. Geltungsbereich
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Sponsoren und Aussteller, die an Präsenzveranstaltungen (an einem festgelegten Ort) sowie an Online-Formaten wie Konferenzen, Webinaren, Diskussionsrunden und Podcasts teilnehmen.
2. Zahlungsmodalitäten
Die Rechnungsstellung erfolgt nach Auftrag. Sponsoring- oder Ausstellungsgebühren sind innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungserhalt zu begleichen. Die Zahlung ist per Überweisung auf das in der Rechnung angegebene Konto bei der Commerzbank in Euro vorzunehmen. Alle Bankgebühren, insbesondere bei Zahlungen aus dem Ausland oder in Fremdwährungen, liegen in der Verantwortung des Zahlenden. Im Fall von Unklarheiten und fehlender Nachweise für das Reverse Charge Verfahren oder anderweitiger umsatzsteuerlicher Besonderheiten werden die Rechnungen mit deutscher Umsatzsteuer gestellt.
3. Stornierungsbedingungen
Eine Stornierung ohne Kosten ist nicht möglich. Bei Rücktritt müssen Sponsoren und Aussteller den vollen Preis der gebuchten Leistung fristgerecht entrichten.
4. Ausfall- und Verschiebungsklauseln
Sollte eine Veranstaltung aus Gründen, die Kongress Media GmbH zu vertreten hat, ausfallen oder verschoben werden, erfolgt eine Rückerstattung bereits gezahlter Gebühren innerhalb von 10 Tagen nach Bekanntgabe. Bei einer zeitlichen Verschiebung oder Ortsveränderung der Veranstaltung bleibt der Vertrag für den neuen Termin bzw. Ort bestehen, sofern nicht innerhalb von 14 Tagen nach Ankundigung der Verschiebung ein Rücktritt erfolgt. Für Ausfälle aufgrund externer Umstände, wie höherer Gewalt oder technischen Problemen, wird eine anteilige Rückerstattung geleistet.
5. Haftungsbeschränkungen
Kongress Media GmbH übernimmt keine Haftung für technische Schwierigkeiten oder Verbindungsprobleme während der Veranstaltungen, es sei denn, diese sind auf grobe Fahrlässigkeit oder Vorsatz zurückzuführen. Schadensersatzansprüche aufgrund von Ausfällen oder Terminverschiebungen sind grundsätzlich ausgeschlossen.
6. Programmanpassungen
Der Veranstalter behält sich das Recht vor, erforderliche Anpassungen am Programm, den Referenten oder dem Veranstaltungsformat vorzunehmen. Solche Änderungen beeinflussen nicht die Gültigkeit der Vereinbarungen mit Sponsoren und Ausstellern.
7. Nicht erfolgte Leistungen aufgrund fehlender oder verspäteter Inputs
Wenn Leistungen aufgrund fehlender oder verspäteter Inputs seitens des Auftraggebers nicht erfolgen können, gilt die Leistung als erbracht.
8. Datenschutz und Umgang mit persönlichen Daten
Sponsoren und Aussteller verpflichten sich, die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) einzuhalten und persönliche Daten, die sie im Rahmen der Veranstaltung erhalten, entsprechend den geltenden Datenschutzgesetzen zu behandeln. Betroffene Personen können jederzeit der Speicherung und Weitergabe ihrer Daten widersprechen.
9. Urheberrecht
Die im Rahmen der Veranstaltung bereitgestellten Materialien sind urheberrechtlich geschützt. Eine Vervielfältigung oder gewerbliche Nutzung ohne ausdrückliche Zustimmung von Kongress Media GmbH ist untersagt.
10. Anwendbares Recht und Gerichtsstand
Der Vertrag unterliegt deutschem Recht. Für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist München als Gerichtsstand vereinbart.
-----
General Terms and Conditions for Sponsors and Exhibitors of In-Person and Online Events by Kongress Media GmbH (Translation)
[Important Notice: The legally binding version of these General Terms and Conditions is the original German text. This English version is provided for convenience only and is not legally binding.]
1. Scope
These General Terms and Conditions (GTC) apply to all sponsors and exhibitors participating in in-person events (at a designated location) as well as online formats such as conferences, webinars, discussion rounds, and podcasts.
2. Payment Terms
Invoices are issued upon order. Sponsorship or exhibition fees must be paid within 14 days of receipt of the invoice. Payment must be made by bank transfer to the account specified in the invoice at Commerzbank in euros. All bank fees, particularly for payments from abroad or in foreign currencies, are the responsibility of the payer. In case of uncertainties and missing evidence for the reverse charge procedure or other VAT-related special conditions, invoices will be issued with German VAT.
3. Cancellation Policy
A cancellation free of charge is not possible. In the event of withdrawal, sponsors and exhibitors must pay the full price of the booked service on time.
4. Event Cancellation and Rescheduling Clause
If an event is canceled or postponed for reasons attributable to Kongress Media GmbH, a refund of already paid fees will be issued within 10 days of the announcement. If the event is rescheduled or relocated, the contract remains valid for the new date or location unless a withdrawal is made within 14 days of the announcement of the change. For cancellations due to external circumstances such as force majeure or technical issues, a partial refund will be granted.
5. Limitation of Liability
Kongress Media GmbH assumes no liability for technical difficulties or connectivity issues during events unless they are due to gross negligence or intent. Claims for damages due to cancellations or rescheduling are generally excluded.
6. Program Adjustments
The organizer reserves the right to make necessary adjustments to the program, speakers, or event format. Such changes do not affect the validity of agreements with sponsors and exhibitors.
7. Unfulfilled Services Due to Missing or Delayed Inputs
If services cannot be provided due to missing or delayed inputs from the client, the service shall be deemed as rendered.
8. Data Protection and Handling of Personal Data
Sponsors and exhibitors commit to complying with the General Data Protection Regulation (GDPR) and handling personal data obtained during the event in accordance with applicable data protection laws. Affected persons may object to the storage and transmission of their data at any time.
9. Copyright
The materials provided as part of the event are protected by copyright. Reproduction or commercial use without the explicit consent of Kongress Media GmbH is prohibited.
10. Applicable Law and Jurisdiction
The contract is governed by German law. For all disputes arising from or in connection with this contract, Munich is agreed as the place of jurisdiction.