Allgemeine Geschäftsbedingungen für Sponsoren und Aussteller von Präsenz- und Online-Veranstaltungen der Kongress Media GmbH
1. Geltungsbereich
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Sponsoren, Aussteller und Partner, die an Präsenzveranstaltungen (an einem festgelegten Ort) sowie an Online-Formaten wie Konferenzen, Webinaren, Diskussionsrunden und Podcasts der Kongress Media GmbH teilnehmen.
2. Zahlungsmodalitäten
Die Rechnungsstellung erfolgt nach Auftragserteilung. Sponsoring- oder Ausstellungsgebühren sind innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungserhalt zu begleichen. Die Zahlung ist per Überweisung auf das in der Rechnung angegebene Konto bei der Commerzbank in Euro vorzunehmen. Alle Bankgebühren, insbesondere bei Zahlungen aus dem Ausland oder in Fremdwährungen, liegen in der Verantwortung des Zahlenden. Im Fall von Unklarheiten und fehlender Nachweise für das Reverse-Charge-Verfahren oder anderweitiger umsatzsteuerlicher Besonderheiten werden die Rechnungen mit deutscher Umsatzsteuer gestellt.
3. Stornierungsbedingungen
Eine Stornierung ohne Kosten ist nicht möglich. Bei Rücktritt müssen Sponsoren, Aussteller und Partner den vollen Preis der gebuchten Leistung fristgerecht entrichten.
4. Ausfall- und Verschiebungsklauseln
Sollte eine Veranstaltung aus Gründen, die Kongress Media GmbH zu vertreten hat, ausfallen oder verschoben werden, erfolgt eine Rückerstattung bereits gezahlter Gebühren innerhalb von 10 Tagen nach Bekanntgabe. Bei einer zeitlichen Verschiebung oder Ortsveränderung der Veranstaltung bleibt der Vertrag für den neuen Termin bzw. Ort bestehen, sofern nicht innerhalb von 14 Tagen nach Ankündigung der Verschiebung ein Rücktritt erfolgt. Für Ausfälle aufgrund externer Umstände, wie höherer Gewalt oder technischen Problemen, wird eine anteilige Rückerstattung geleistet.
5. Haftungsbeschränkungen
Kongress Media GmbH übernimmt keine Haftung für technische Schwierigkeiten oder Verbindungsprobleme während der Veranstaltungen, es sei denn, diese sind auf grobe Fahrlässigkeit oder Vorsatz zurückzuführen. Schadensersatzansprüche aufgrund von Ausfällen oder Terminverschiebungen sind grundsätzlich ausgeschlossen. Die Haftung der Kongress Media GmbH für Schäden, die auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit beruhen, sowie für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit bleibt hiervon unberührt.
6. Programmanpassungen
Der Veranstalter behält sich das Recht vor, erforderliche Anpassungen am Programm, den Referenten oder dem Veranstaltungsformat vorzunehmen. Solche Änderungen beeinflussen nicht die Gültigkeit der Vereinbarungen mit Sponsoren, Ausstellern und Partnern.
7. Nicht erfolgte Leistungen aufgrund fehlender oder verspäteter Inputs
Sponsoren, Aussteller und Partner sind verpflichtet, alle für die Leistungserbringung erforderlichen Materialien, Informationen und Inhalte (z.B. Speakervorschläge, Logos, Texte, Präsentationen) fristgerecht gemäß den im Vertrag oder in der Auftragsbestätigung genannten Deadlines bereitzustellen. Werden erforderliche Inputs trotz Erinnerung nicht oder nicht rechtzeitig geliefert, gilt die betreffende Leistung als erbracht. Ein Anspruch auf Nachleistung, Minderung oder Rückerstattung besteht in diesem Fall nicht.
8. Datenschutz und Umgang mit Teilnehmerdaten
8.1. Allgemeine Pflichten
Sponsoren, Aussteller und Partner verpflichten sich, die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie alle anwendbaren europäischen und nationalen Datenschutzvorschriften einzuhalten und personenbezogene Daten, die sie im Rahmen der Veranstaltung erhalten, ausschließlich im Einklang mit diesen Vorschriften zu verarbeiten.
8.2. Zweckbindung
Die von Kongress Media GmbH übermittelten Teilnehmerdaten dürfen ausschließlich für die im Sponsoring-Vertrag vereinbarten Zwecke verwendet werden. Dies umfasst insbesondere die Kontaktaufnahme mit Teilnehmern zur Bereitstellung relevanter Informationen und Angebote sowie die statistische Auswertung der Sponsoring-Aktivitäten. Jede darüber hinausgehende Nutzung bedarf einer eigenen, zusätzlichen Rechtsgrundlage.
8.3. Datensicherheit
Sponsoren, Aussteller und Partner treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO, um die erhaltenen Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Zerstörung zu schützen.
8.4. Keine Weitergabe an Dritte
Eine Weitergabe der Teilnehmerdaten an Dritte ist ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Personen nicht gestattet.
8.5. Löschpflicht
Nicht mehr benötigte Teilnehmerdaten sind unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von 12 Monaten nach der Veranstaltung, zu löschen oder zu anonymisieren, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
8.6. Rechte der betroffenen Personen
Sponsoren, Aussteller und Partner stellen sicher, dass betroffene Personen ihre Rechte gemäß Art. 15–21 DSGVO (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch) uneingeschränkt ausüben können. Insbesondere muss bei jeder E-Mail-Kommunikation eine einfache Abmeldemöglichkeit (1-Click-Abmeldung) vorhanden sein.
8.7. Datenübermittlung in Drittländer
Eine Übermittlung oder Speicherung der Teilnehmerdaten außerhalb der EU/des EWR ist nur zulässig, wenn eine der Voraussetzungen gemäß Art. 44–49 DSGVO erfüllt ist (z.B. Angemessenheitsbeschluss, Standardvertragsklauseln oder ausdrückliche Einwilligung der Betroffenen). Der Sponsor / Partner informiert Kongress Media GmbH vorab über einen beabsichtigten Drittlandtransfer.
8.8. Datenschutzhinweise als Voraussetzung für die Datenübergabe
Die Übergabe von Teilnehmerdaten an Sponsoren, Aussteller und Partner erfolgt ausschließlich nach Gegenzeichnung der gesonderten „Datenschutzhinweise zur Übergabe von Teilnehmerdaten" durch den Sponsor / Partner. Ohne unterzeichnete Datenschutzhinweise werden keine Teilnehmerdaten übermittelt.
8.9. Haftung bei Datenschutzverstößen
Kongress Media GmbH weist ausdrücklich darauf hin, dass Schäden und Ansprüche, die durch eine nicht DSGVO-konforme Nutzung der Teilnehmerdaten seitens des Sponsors / Partners entstehen, im Wege des Schadenersatzes gegen den verantwortlichen Sponsor / Partner geltend gemacht werden. Dies umfasst insbesondere Ansprüche betroffener Personen sowie Sanktionen von Aufsichtsbehörden.
9. Nutzungsrechte an Materialien
9.1. Materialien des Sponsors / Partners
Sponsoren, Aussteller und Partner räumen Kongress Media GmbH für die Dauer der Zusammenarbeit ein einfaches, nicht übertragbares Nutzungsrecht an den von ihnen bereitgestellten Materialien (Logos, Texte, Bilder, Präsentationen) ein, soweit dies für die Durchführung und Bewerbung der Veranstaltung erforderlich ist.
9.2. Materialien von Kongress Media
Die im Rahmen der Veranstaltung von Kongress Media GmbH bereitgestellten Materialien sind urheberrechtlich geschützt. Eine Vervielfältigung oder gewerbliche Nutzung ohne ausdrückliche schriftliche Zustimmung von Kongress Media GmbH ist untersagt.
10. Vertraulichkeit
Die Vertragsparteien verpflichten sich, alle im Rahmen der Zusammenarbeit erhaltenen vertraulichen Informationen (insbesondere Konditionen, Preise, Teilnehmerdaten, Geschäftsstrategien) vertraulich zu behandeln und nicht an Dritte weiterzugeben. Diese Verpflichtung besteht auch über das Ende der Zusammenarbeit hinaus fort.
11. Anwendbares Recht und Gerichtsstand
Der Vertrag unterliegt deutschem Recht. Für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist München als Gerichtsstand vereinbart.
Stand: März 2026
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General Terms and Conditions (GTC) of Kongress Media GmbH
Sponsors, Exhibitors and Partners of In-Person and Online Events
[Important Notice: The legally binding version of these General Terms and Conditions is the original German text. This English version is provided for convenience only and is not legally binding.]
1. Scope
These General Terms and Conditions (GTC) apply to all sponsors, exhibitors and partners participating in in-person events (at a designated location) as well as online formats such as conferences, webinars, discussion rounds and podcasts organised by Kongress Media GmbH.
2. Payment Terms
Invoices are issued upon order placement. Sponsorship or exhibition fees must be paid within 14 days of receipt of the invoice. Payment must be made by bank transfer to the account specified in the invoice at Commerzbank in euros. All bank fees, particularly for payments from abroad or in foreign currencies, are the responsibility of the payer. In case of uncertainties and missing evidence for the reverse charge procedure or other VAT-related special conditions, invoices will be issued with German VAT.
3. Cancellation Policy
A cancellation free of charge is not possible. In the event of withdrawal, sponsors, exhibitors and partners must pay the full price of the booked service on time.
4. Event Cancellation and Rescheduling
If an event is cancelled or postponed for reasons attributable to Kongress Media GmbH, a refund of already paid fees will be issued within 10 days of the announcement. If the event is rescheduled or relocated, the contract remains valid for the new date or location unless a withdrawal is made within 14 days of the announcement of the change. For cancellations due to external circumstances such as force majeure or technical issues, a partial refund will be granted.
5. Limitation of Liability
Kongress Media GmbH assumes no liability for technical difficulties or connectivity issues during events unless they are due to gross negligence or intent. Claims for damages due to cancellations or rescheduling are generally excluded. Liability of Kongress Media GmbH for damages caused by intent or gross negligence, as well as for damages resulting from injury to life, body or health, remains unaffected.
6. Programme Adjustments
The organiser reserves the right to make necessary adjustments to the programme, speakers or event format. Such changes do not affect the validity of agreements with sponsors, exhibitors and partners.
7. Unfulfilled Services Due to Missing or Delayed Inputs
Sponsors, exhibitors and partners are obligated to provide all materials, information and content required for the delivery of services (e.g. speaker nominations, logos, texts, presentations) in a timely manner in accordance with the deadlines specified in the contract or order confirmation. If required inputs are not delivered or not delivered on time despite a reminder, the relevant service shall be deemed as rendered. No claim for subsequent performance, reduction or refund shall exist in such cases.
8. Data Protection and Handling of Participant Data
8.1. General Obligations
Sponsors, exhibitors and partners commit to complying with the General Data Protection Regulation (GDPR) and all applicable national data protection laws, and to processing personal data received in connection with the event exclusively in accordance with applicable data protection legislation.
8.2. Purpose Limitation
Participant data provided by Kongress Media GmbH may only be used for the purposes agreed in the sponsorship contract. This includes in particular contacting participants to provide relevant information and offers, as well as statistical analysis of sponsorship activities. Any use beyond this requires a separate, additional legal basis.
8.3. Data Security
Sponsors, exhibitors and partners shall implement appropriate technical and organisational measures in accordance with Art. 32 GDPR to protect the data received against unauthorised access, loss or destruction.
8.4. No Disclosure to Third Parties
Disclosure of participant data to third parties is not permitted without the prior express consent of the data subjects concerned.
8.5. Deletion Obligation
Participant data that is no longer required must be deleted or anonymised without undue delay, and no later than 12 months after the event, unless a statutory retention obligation applies.
8.6. Rights of Data Subjects
Sponsors, exhibitors and partners shall ensure that data subjects can exercise their rights under Art. 15–21 GDPR (access, rectification, erasure, restriction, data portability, objection) without limitation. In particular, every email communication must include a simple unsubscribe option (one-click unsubscribe).
8.7. Data Transfers to Third Countries
Transfer or storage of participant data outside the EU/EEA is only permissible if one of the conditions under Art. 44–49 GDPR is met (e.g. adequacy decision, standard contractual clauses or explicit consent of the data subjects). The sponsor / partner shall inform Kongress Media GmbH in advance of any intended third-country transfer.
8.8. Data Protection Notice as a Prerequisite for Data Transfer
The transfer of participant data to sponsors, exhibitors and partners shall only take place after the sponsor / partner has countersigned the separate "Data Protection Notice on the Transfer of Participant Data". No participant data will be transmitted without signed data protection notices.
8.9. Liability for Data Protection Violations
Kongress Media GmbH expressly points out that any damages and claims arising from non-GDPR-compliant use of participant data by the sponsor / partner will be pursued against the responsible sponsor / partner by way of damages. This includes in particular claims by data subjects as well as sanctions imposed by supervisory authorities.
9. Rights of Use in Materials
9.1. Materials of the Sponsor / Partner
Sponsors, exhibitors and partners grant Kongress Media GmbH a simple, non-transferable right of use in the materials they provide (logos, texts, images, presentations) for the duration of the cooperation, insofar as this is necessary for the execution and promotion of the event.
9.2. Materials of Kongress Media
The materials provided by Kongress Media GmbH in connection with the event are protected by copyright. Reproduction or commercial use without the express written consent of Kongress Media GmbH is prohibited.
10. Confidentiality
The contracting parties undertake to treat all confidential information received in the course of the cooperation (in particular terms, prices, participant data, business strategies) as confidential and not to disclose it to third parties. This obligation shall continue to apply beyond the end of the cooperation.
11. Applicable Law and Jurisdiction
The contract is governed by German law. For all disputes arising from or in connection with this contract, Munich is agreed as the place of jurisdiction.
As of: March 2026